يعتبر دور السكرتير أساسياً في مساعدة الرئيس في استقبال الزوار وتنظيم الزيارات بشكل فعال وسلس. فهو يلعب دوراً مهماً في ترتيب جدول الزيارات وضمان سلاسة سيرها، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للرئيس والزائرين.
أولاً، يقوم السكرتير بترتيب مواعيد الزيارات وتحديد مدة كل زيارة بناءً على أولويات الرئيس وضروريات العمل. كما يتولى تنظيم جدول الاجتماعات وضمان توافر المستندات والمعلومات اللازمة لإجراء النقاشات بشكل فعال.
ثانياً، يقوم السكرتير بترتيب استقبال الزوار وتوجيههم إلى مكان انتظار مناسب قبل دخولهم لمكتب الرئيس. كما يتحمل مسؤولية التأكد من سلامة بيانات الزوار وتوجيههم بشكل لائق داخل المكتب.
ثالثاً، يتولى السكرتير إعداد المستندات اللازمة للزيارات مثل تقارير الاجتماعات السابقة والجداول الزمنية للزيارات القادمة. ويساعد في ترتيب المأكولات والمشروبات لضيافة الزوار خلال زيارتهم.
بالإضافة لذلك، يقوم السكرتير بمتابعة المراسلات والاتصالات المتعلقة بالزيارات وضمان تلقي الرد السريع والدقيق على استفسارات الزوار. ويتعامل بشكل احترافي مع ترتيبات النقل والإقامة للزوار القادمين من خارج المدينة أو البلد.
بشكل عام، يعمل السكرتير كجسر اتصال بين الرئيس والزوار، ويحرص على توفير بيئة عمل مريحة ومهنية لجميع الأطراف المتعاملة. وبفضل دوره الحيوي والمساعد، يتمكن الرئيس من تلقي الزوار بكفاءة عالية وتحقيق أهداف الزيارات بنجاح.
