تشمل عناصر التقديم الشكلي للمحضر العديد من الجوانب التي يجب الانتباه إليها لضمان تقديم محضر مرتب وموحد. وتشمل هذه العناصر:
عنوان الجلسة: يجب توضيح عنوان الجلسة بشكل واضح ومباشر في بداية المحضر.
تاريخ ومكان الاجتماع: يجب تحديد تاريخ ومكان الاجتماع بدقة في المحضر.
اسماء الحضور: يجب تسجيل اسماء كل الحاضرين في الجلسة، بما في ذلك الحضور والغياب.
جدول الاعمال: يجب تضمين جدول الاعمال للجلسة في المحضر وتسجيل النقاط المطروحة للنقاش.
القرارات والتوصيات: يجب تسجيل بدقة القرارات والتوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع.
ملاحظات الجلسة: يجب تضمين ملاحظات موجزة حول المناقشات والنقاشات التي جرت خلال الجلسة.
توقيعات الحضور: يجب تسجيل توقيعات الحضور على المحضر كدليل على موافقتهم على محتواه.
العناصر الاخرى: يمكن تضمين عناصر إضافية في المحضر حسب الحاجة مثل التوجيهات الواجب اتباعها، والإجراءات المستقبلية المطلوب اتخاذها.
باختصار، يجب أن يحتوي المحضر على معلومات دقيقة ومنظمة تمثل أحداث الاجتماع بوضوح، ويساعد في توثيق القرارات والتوصيات المهمة التي تم اتخاذها خلال الجلسة.
