من الصعب تقديم وصف دقيق جداً لما يحدث في مجلس معين أو خلال فحص حالة معينة بدقة، حيث يعتمد ذلك على العديد من العوامل مثل الهدف من الاجتماع، طبيعة المناقشات، وتأثيرات الأفراد المشاركين.
عموماً، يمكن أن يتضمن وصف ما دار في المجلس أو خلال الفحص بعضاً من العناصر التالية:
الجدول الزمني للاجتماع والأنشطة التي تمت في كل جزء منها.
المشاركون في الاجتماع والأدوار التي لعبوها.
المواضيع التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم اتخاذها.
الآراء والمقترحات التي عبر عنها الأعضاء.
الانتقادات والمشكلات التي تم مناقشتها والحلول المقترحة.
الاتفاقيات أو الأهداف التي تم الوصول إليها بنهاية الاجتماع.
هذه بعض العناصر التي يمكن تضمينها في وصف تفصيلي أو إجمالي لما دار في مجلس معين أو خلال فحص حالة معينة، ولكن يجب أن يكون الوصف محايداً وموضوعياً ويعكس الأحداث بدقة ووضوح.
