استخدام المستندات والأوراق المرقمة تسلسلاً مثل سندات الدفع أو القبض يعتبر تطبيقاً لمبدأ الفرض (imposition) في الرقابة الداخلية. مبدأ الفرض يعني تحديد متطلبات وإجراءات معينة يجب على العاملين في الوحدة الاقتصادية الالتزام بها، وذلك لضمان الامتثال للسياسات والإجراءات المتبعة ولضمان سلامة وصحة العمليات المالية.
من خلال استخدام المستندات المرقمة تسلسلاً، يتم تطبيق مبدأ الفرض بالطريقة التالية:
تحديد التسلسل الزمني للمستندات: عند استخدام مستندات مرقمة بترتيب تسلسلي، يتم تحديد التسلسل الزمني لحدوث العمليات المالية المختلفة، مما يتيح تتبعها وتحديد تواريخ وأوقات حدوثها.
تقييد الوصول والمراجعة: يمكن منع الوصول إلى المستندات المرقمة بتسلسل خاطئ، أو التلاعب بها بسهولة، مما يزيد من الأمان والمصداقية للمعاملات المالية.
تسهيل التدقيق والمراجعة: توفير المستندات المرقمة تسلسلاً يسهل عمليات التدقيق والمراجعة، حيث يمكن للمراجعين التحقق من صحة وموثوقية العمليات المالية بناءً على تسلسلها وتواريخها.
بالاعتماد على هذا المبدأ، تضمن الوحدة الاقتصادية تنفيذ الإجراءات والضوابط اللازمة لاستخدام المستندات المرقمة بشكل دقيق وصحيح، مما يساهم في تعزيز الرقابة الداخلية وضمان سلامة وامتثال العمليات المالية.
