رتب خصائص المعروض حسب تسلسلها الوارد في مادرست
أن يكون الأسلوب سهلا واضحا لايخلو من نبرة وجدانية.
مراعاة الترتيب المعتمد لأجزاء الرسالة
مراعاة الجانب الشكلي المتعلق بالبسملة والتحية والابتداءوالختام.
تخير اللقب المناسب الذي يخاطب به المسؤول أو الجهة ذات الاختصاص.