هناك العديد من الأسباب التي دفعت الشركات للاستفادة من المستندات الرقمية بدلاً من المستندات الورقية، منها:
التكلفة: تقليل تكلفة الحفظ والإدارة للمستندات الورقية وتوفير تكاليف الطباعة، التخزين والتوزيع.
الوقت: توفير الوقت الضائع في البحث عن المستندات الورقية وسهولة الوصول إلى المستندات الرقمية عبر الشبكة.
الفضاء: تقليل الحاجة إلى مساحات كبيرة لتخزين المستندات الورقية والاستفادة من الفضاء الرقمي.
الأمان: زيادة حماية المستندات الرقمية من فقدانها أو سرقتها من خلال استخدام أنظمة الحماية والنسخ الاحتياطي.
الاستدامة: تقليل الاستهلاك الورقي والتأثير البيئي الناتج عن طباعة المستندات، بالإضافة إلى دعم الاستدامة والحفاظ على البيئة.
باختصار، تعتبر المستندات الرقمية أكثر كفاءة وسهولة في إدارة وتنظيم البيانات والمعلومات المؤسسية، مما جعل الكثير من الشركات يتجهون نحو استخدامها بشكل متزايد.
