عند عملية تخطيط الفعاليات في قطاع الضيافة، يجب مراعاة عدة مجالات مهمة من أجل ضمان نجاح الفعالية وتحقيق الأهداف المرجوة. وهذه المجالات تشمل:
التسويق والإعلان: يجب وضع خطة تسويقية فعالة للفعالية تشمل استراتيجيات الترويج والإعلان، واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق الرقمي لجذب الجمهور المستهدف.
الجوانب المالية والميزانية: يجب وضع ميزانية محكمة للفعالية تشمل جميع التكاليف المتوقعة وتحديد مصادر التمويل المختلفة. كما يجب متابعة التكاليف وضبطها لضمان الامتثال للميزانية.
التخطيط الإداري: يجب وضع جدول زمني محدد يشمل جميع الخطوات والأنشطة المطلوبة لإنجاح الفعالية، بالإضافة إلى توزيع المهام وتعيين المسؤوليات.
الجوانب اللوجستية: يجب التفكير في جميع الجوانب اللوجستية مثل اختيار الموقع المناسب، تنظيم النقل والإقامة، وتوفير التجهيزات والمستلزمات اللازمة لضمان سير الفعالية بسلاسة.
التقييم والتحليل: يجب وضع خطة لتقييم الفعالية وتحليل أدائها بعد انتهائها، من أجل استخلاص الدروس المستفادة والتحسين المستمر في الفعاليات المستقبلية.
من المراجع:
Shone, A., & Parry, B. (2010). Successful event management: A practical handbook. Cengage Learning.
Allen, J. (2012). Event planning: The ultimate guide to successful meetings, corporate events, fundraising galas, conferences, conventions, incentives, and other special events. John Wiley & Sons.
